(dále jen „VOP“)
- Úvodní ustanovení
1.1. Tyto Všeobecné obchodní podmínky upravují práva a povinnosti smluvních stran při poskytování služeb externí personalistiky a související HR agendy.
1.2. Poskytovatel = Magda Hovězáková, IČO: 19238037, se sídlem Uhřice 14, 69634
1.3. Klient = právnická nebo fyzická osoba, která s Poskytovatelem uzavřela Smlouvu o poskytování služeb.
1.4. Tyto VOP tvoří nedílnou součást Smlouvy o poskytování služeb (dále jen „Smlouva“). V případě rozporu mezi Smlouvou a těmito VOP mají přednost ujednání obsažená ve Smlouvě.
- Předmět plnění a vznik spolupráce
2.1. Veškerá komunikace vedená prostřednictvím webového formuláře, e-mailu nebo telefonu je pouze nezávaznou poptávkou. Jejím zasláním či uskutečněním nevzniká žádné smluvní ujednání ani povinnost k poskytnutí služby.
2.2. Smluvní vztah vzniká až písemným podpisem Smlouvy o poskytování služeb oběma stranami (případně oboustranným písemným potvrzením konkrétní cenové nabídky e-mailem, pokud je tak ve Smlouvě sjednáno).
2.3. Přesný rozsah poskytovaných služeb, jejich specifikace a konkrétní výstupy jsou vždy definovány v příslušné Smlouvě nebo její příloze.
- Platební podmínky a splatnost
3.1. Veškeré platby probíhají bezhotovostně na základě vystavené faktury (daňového dokladu) zaslané e-mailem.
3.2. Konkrétní lhůta splatnosti je vždy uvedena na faktuře a řídí se ujednáním ve Smlouvě. Smluvní strany považují závazek za uhrazený dnem připsání částky na účet Poskytovatele.
3.3. U jednorázových projektů je Poskytovatel oprávněn požadovat zálohovou platbu až do výše 50 % z celkové sjednané ceny. Práce na projektu započnou až po připsání zálohy na účet.
3.4. Pokud si Klient vyžádá práce nad rámec sjednaného měsíčního paušálu, mohou být tyto hodiny doúčtovány v nejbližším fakturačním období hodinovou sazbou sjednanou ve Smlouvě, a to pouze na základě předchozího písemného schválení Klientem.
3.5. Při prodlení Klienta s úhradou je Poskytovatel oprávněn pozastavit poskytování dalších služeb až do plného uhrazení dlužné částky.
- Součinnost klienta a předávání podkladů
4.1. Klient se zavazuje poskytnout Poskytovateli veškerou potřebnou součinnost, informace a podklady nezbytné pro řádné a včasné plnění služeb.
4.2. Klient odpovídá za správnost, pravdivost a úplnost předaných podkladů (např. schválené podklady pro mzdy, hlášení o absencích, podklady pro smlouvy).
4.3. Pokud je Poskytovatel v prodlení z důvodu neposkytnutí součinnosti nebo opožděného dodání podkladů ze strany Klienta, nejedná se o porušení povinností Poskytovatele. Všechny dohodnuté termíny se automaticky posouvají o dobu, po kterou prodlení Klienta trvalo.
4.4. Pokud v důsledku opožděného dodání podkladů ze strany Klienta vznikne potřeba expresního zpracování agendy, může být tato práce účtována s příplatkem podle ujednání ve Smlouvě.
- Ochrana informací, mlčenlivost a GDPR
5.1 Důvěrnost informací (NDA)
5.1.1. Smluvní strany považují veškeré informace, dokumenty, mzdové údaje a podklady týkající se provozu, zaměstnanců či know-how druhé strany za přísně důvěrné (dále jen „Důvěrné informace“).
5.1.2. Poskytovatel se zavazuje, že Důvěrné informace nepoužije pro vlastní prospěch nad rámec plnění Smlouvy, ani je nezpřístupní žádné třetí straně bez předchozího písemného souhlasu Klienta.
5.1.3. Závazek mlčenlivosti trvá i po ukončení smluvního vztahu, a to bez časového omezení.
5.2 Ochrana osobních údajů (GDPR)
5.2.1. Poskytovatel zpracovává osobní údaje Klienta (zástupců Klienta) v souladu s Nařízením EU 2016/679 (GDPR) a platnými právními předpisy ČR výhradně za účelem plnění Smlouvy a účetní evidence.
5.2.2. Při správě HR agendy klientových zaměstnanců vystupuje Klient jako Správce osobních údajů a Poskytovatel jako Zpracovatel.
5.2.3. Konkrétní podmínky zpracování osobních údajů zaměstnanců Klienta, technické zabezpečení dat a rozsah zpracování jsou detailně upraveny v Zpracovatelské smlouvě (Doložce o zpracování osobních údajů), která tvoří nedílnou součást Smlouvy o poskytování služeb.
- Překážky v práci, nemoc a vyšší moc
6.1. V případě nemoci, úrazu nebo jiné závažné překážky, která Poskytovateli znemožňuje řádně plnit služby, se Poskytovatel zavazuje o této skutečnosti Klienta bezodkladně informovat.
6.2. Po dobu trvání překážky (např. pracovní neschopnost) se lhůty pro plnění služeb automaticky posouvají. Poskytovatel neodpovídá za zpoždění způsobené touto překážkou.
6.3. V případě neodkladných úkonů (např. měsíční uzávěrka mzdových podkladů) se smluvní strany dohodnou na náhradním řešení nebo posunu termínu tak, aby nedošlo k ohrožení chodu Klienta.
6.4. Poskytovatel neodpovídá za škody způsobené událostmi vyšší moci (nahlášený výpadek serverů, dlouhodobý výpadek internetu, živelní pohromy apod.).
- Trvání a ukončení spolupráce
7.1. Spolupráce končí řádným předáním výstupů a úhradou finální faktury. Stornuje-li Klient projekt po jeho zahájení, náleží Poskytovateli poměrná část odměny za již odpracovaný čas, počítáno na základě hodinové sazby (minimálně však storno ve výši zálohové platby).
7.2. Smlouva se uzavírá buď na dobu určitou, nebo na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou (standardně 1 měsíc), která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.
7.3. Poskytovatel je oprávněn okamžitě odstoupit od Smlouvy v případě opakovaného prodlení Klienta s úhradou faktur (více než 14 dní po splatnosti), při hrubém neposkytnutí součinnosti (např. nedodání důležitých podkladů) nebo při porušení povinností mlčenlivosti / ochrany osobních údajů ze strany Klienta.
- Odstoupení od smlouvy ze strany klienta
8.1. Klient je oprávněn od Smlouvy okamžitě odstoupit v případě hrubého nebo opakovaného porušení povinností ze strany Poskytovatele (např. opakované nedodržení dohodnutých termínů z viny Poskytovatele nebo hrubé porušení mlčenlivosti).
8.2. Klient může od projektu odstoupit i bez udání důvodu před jeho dokončením. V takovém případě je však povinen uhradit Poskytovateli odměnu za již reálně odpracovaný čas a prokazatelně vzniklé náklady do momentu doručení odstoupení.
8.3. U dlouhodobé spolupráce může Klient Smlouvu kdykoliv vypovědět bez udání důvodu v rámci sjednané výpovědní lhůty (1 měsíc).
- Odpovědnost za škodu a její omezení
9.1 Poskytovatel odpovídá Klientovi za škodu způsobenou porušením svých povinností vyplývajících ze Smlouvy pouze v případě, že ke škodě došlo prokazatelným a úmyslným zaviněním nebo hrubou nedbalostí Poskytovatele.
9.2. Poskytovatel neodpovídá za škody či právní vady způsobené tím, že mu Klient předal nesprávné, neúplné, zkreslené nebo opožděné podklady, nebo pokud Klient neposkytl potřebnou součinnost.
9.3. Veškeré pracovněprávní dokumenty (např. pracovní smlouvy, dodatky, dohody o ukončení, výpovědi) připravuje Poskytovatel jako odborné návrhy.
Klient je povinen tyto dokumenty před jejich podpisem či předložením zaměstnanci zkontrolovat a schválit. Finální rozhodnutí o použití dokumentu a podpis pracovněprávního úkonu je plně v odpovědnosti Klienta (statutárního orgánu).
9.4. Smluvní strany se dohodly, že celková náhrada majetkové i nemajetkové újmy/škody vzniklé v souvislosti s plněním Smlouvy je omezena maximální částkou odpovídající součtu odměn uhrazených Klientem Poskytovateli za poslední 3 měsíce trvání Smlouvy, případně výší plnění ze sjednaného profesního pojištění odpovědnosti Poskytovatele (pokud je sjednáno).
9.5. Poskytovatel v žádném případě neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk, ztrátu obchodních příležitostí nebo následné škody vzniklé Klientovi v souvislosti s poskytováním služeb.
- Duševní vlastnictví
10.1. Dokumenty připravené Poskytovatelem pro Klienta (pracovní smlouvy, dodatky, směrnice apod.) se po úplném zaplacení stávají majetkem Klienta.
10.2. Šablony, metodiky, postupy a know-how Poskytovatele zůstávají výhradním majetkem Poskytovatele.
- Elektronická komunikace a doručování
11.1. Veškerá komunikace a doručování dokumentů mezi stranami probíhá primárně elektronicky (e-mailem). Dokument zaslaný na e-mailovou adresu uvedenou ve Smlouvě se považuje za doručený dnem odeslání, pokud není prokázáno jinak.
11.2. Smluvní strany jsou povinny bez zbytečného odkladu oznámit změnu kontaktních údajů.
- Předání dokumentů a archivace při ukončení spolupráce
12.1. Po ukončení smluvního vztahu Poskytovatel předá Klientovi veškeré relevantní podklady a dokumenty týkající se poskytovaných služeb.
12.2. Poskytovatel je oprávněn (a povinen) uchovávat účetní doklady po dobu stanovenou právními předpisy. Ostatní data a dokumenty po ukončení spolupráce po uplynutí 3 let od poslední konverzace smaže, pokud právní předpisy nestanoví jinak.
- Změny VOP
13.1. Poskytovatel je oprávněn tyto VOP jednostranně měnit. O změně VOP informuje Klienta e-mailem nejméně 15 dní před nabytím účinnosti nové verze.
13.2. Pokud Klient se změnou nesouhlasí, je oprávněn Smlouvu vypovědět ve lhůtě do nabytí účinnosti nových VOP (bez sankce/storna). Neprojeví-li Klient nesouhlas, považují se nové VOP za odsouhlasené.
- Závěrečná ustanovení
14.1. Tyto VOP a smluvní vztah se řídí právním řádem České republiky.
14.2. Případné spory budou řešeny u věcně a místně příslušného soudu České republiky.
14.3. Pokud by některé ustanovení těchto VOP bylo neplatné nebo nevymahatelné, zůstávají ostatní ustanovení v platnosti.
14.4. Tyto VOP jsou platné od 23.9.2026